In 3 stappen naar het kantoor van de toekomst

In 3 stappen naar het kantoor van de toekomst

Paperless, GDPR, Cyber Safety Awareness
26 Feb 2021

Vele ondernemingen zullen zich op dit moment afvragen hoe de nieuwe werkplek postcorona vorm te geven. Hoewel het thuiswerken momenteel nog verplicht is, zullen ook in de toekomst niet alle medewerkers meer de volledige tijd aanwezig zijn op kantoor. Dit hybride werken zal ervoor zorgen dat de werkplek anders ingericht kan worden. Terecht dus om dit onderwerp kritisch onder de loep te nemen en de vraag te stellen of iedereen nog een eigen bureau moet hebben, of er minder of juist meer vergaderruimtes nodig zijn en of het kantoorgebouw en bijhorende faciliteiten zelf nog zo groot moeten zijn om alle medewerkers tegelijkertijd een plek te geven. Wetende hoeveel ondernemingen hebben geleden onder deze coronacrisis en dus financieel weer gaan moeten recht krabbelen, zou het een gemiste kans zijn om de herinrichting van de werkplek niet ter discussie te stellen. Maar het is niet allemaal kommer en kwel, want dit momentum is nu net dé opportuniteit om het toekomstige leven op kantoor dés te aangenamer te maken. Elk bedrijf wil tenslotte talentvolle en tevreden medewerkers. Een kantoor dat tot de verbeelding spreekt in plaats van een oubollig kantoor zal zo’n mensen alleen maar aantrekken.  

En hierbij loont het de moeite de volgende 3 stappen in beschouwing te nemen:

1.           Infrastructuur

Zorg ervoor dat de nieuwe werkplek een ontmoetingsplaats wordt. Maak de ruimtes zo aangenaam mogelijk voor je medewerkers door archieven, kasten met fardes, kantoorprinters en administratieve processen waarbij papier aan te pas komt zoveel mogelijk te bannen en optimaal in te richten. Mooi meegenomen dat de digitalisering van bedrijfsprocessen reeds een topprioriteit is in vele sectoren en dat de technologie om dit te doen op punt staat. Nu nog een plan opstellen om de output, namelijk papier, te verminderen en je krijgt er door de besparing ineens een direct ecologisch voordeel bovenop.

2.           Beveilig

Hoe meer data digitaal, hoe beter we dat moeten beschermen. Gelukkig zijn de beveiligingsmogelijkheden reeds een pak verstrekkender ten opzichte van data op papier, wat nog steeds één van de grootste security risico’s is binnen bedrijven. We verwachten echter in 2021 een toenemend aantal security incidenten en datalekken. De vraag is niet meer of je onderneming gehackt zal worden maar wanneer. Zorg er dus voor dat je de technologie in huis hebt, dat de procedures gekend zijn en sensibiliseer vooral je medewerkers. Zij vormen je eerste verdedigingslinie. Beveiliging een saai thema? Dat hoeft helemaal niet zo te zijn. Lees mijn blog over het thema als team building activiteit https://www.belfinity.be/nl/blog-en-cases/binnenkort-team-building-plaats-eens-cyber-safety-awareness-op-de-agenda Iets voor jouw onderneming?

3.           Verandering

De rode draad is verandering en het gaat snel. Heb hierbij aandacht voor je medewerkers: is iedereen nog mee met het nieuwe werken en de projecten en/of processen die worden geïmplementeerd? Een goede voorbereiding is onontbeerlijk en zal de kans op succes tot 6 keer groter maken. Laat ik even de implementatie van ERP-software als voorbeeld nemen. Terwijl een project manager vooral aandacht zal hebben voor het technische luik van het project (“on time/on budget”), zal een change manager aandacht hebben voor de menselijke kant. Maar bovenal is het belangrijk dat een project wordt gedragen door een sponsor die voldoende impact heeft op de organisatie. Het is dus onvoldoende om enkel training te voorzien wanneer de nieuwe ERP-software wordt geïmplementeerd want dan loop je het risico dat medewerkers het systeem niet of minder snel adopteren en snel vervallen in oude gewoontes. Zonde van de tijd en het geld én de investering in degelijk change management dus meer dan waard.

De conclusie is dat het kantoor van de toekomst papierloos, veilig en in constante verandering is. Overtuigd dat één van deze stappen of een combinatie hiervan iets voor jou is, aarzel dan niet vrijblijvend contact te nemen met Karolien Van Bel op karolien@belfinity.be of 0472/95.10.44