Omgaan met bezwaren

Omgaan met bezwaren

Paperless
07 May 2020

Intussen ben ik een maand in het zadel als zaakvoerder van Belfinity. Ik schrijf dan ook uit ondervinding over de bezwaren tegen de vele voordelen die het reduceren van print met zich meebrengt zoals besparing, efficiëntiewinst en het bijdragen aan een duurzaam beleid.

We zitten nu natuurlijk in een uitzonderlijke situatie, de herstart is volop aan de gang en beslissingsnemers hebben op dit moment ook even andere zaken aan hun hoofd. Anderzijds blijkt dat ondernemingen die nog niet of te laat hebben ingezet op digitalisering het extra moeilijk zullen hebben om het hoofd boven water te houden.

De ambitie naar paperless en bijhorend de reductie van print zit zo verweven in de verschillende processen van digitalisering binnen een organisatie, dat hier weinig aandacht wordt aan geschonken als apart objectief en concreet hoofdstuk in het stappenplan van digitale transformatie. Jammer want hierdoor mis je een gigantische opportuniteit die al meteen quick wins met zich kan meebrengen op gebied van budget en tijd.

Een onafhankelijke studie van 2016 wijst de top 3 redenen uit waarom papier nog steeds in onze business processen verweven zit nl.

1/ Er zijn handtekeningen nodig

2/ Leveranciers/klanten blijven communiceren op papier

3/ Medewerkers verkiezen papier

Anno 2020 zijn elektronische handtekeningen perfect legaal en is het bijna een plicht om elektronisch te communiceren met leveranciers en klanten. De instroom van een nieuwe generatie medewerkers en mensen zijn gewend met schermen te werken.

De weg staat open naar paperless, dus waarom die twijfel?  Deels omdat het nog steeds een gewoonte is en dus menselijk is. Deels omdat het afschrikt, het geeft minder houvast. Deels omdat mensen vrezen voor hun job en hier dus defensief tegenover staan. Het klopt dat jobs zullen veranderen, maar vooral zal er een heroriëntatie komen waardoor mensen zich meer kunnen bezighouden met hun hoofdtaken in plaats van weinig spannende repetitieve taken op papier.

Ik heb lang met grote organisaties gewerkt, zowel publiek als privé, en het efficiënt beheren van printinfrastructuur is bij velen een uitdaging. Nog maar te zwijgen wanneer er fusies op til staan waardoor het beheer multi-vendor wordt en mensen van job veranderen waardoor kennis verloren gaat. Als onafhankelijke partner kan ik er nu over waken dat afspraken gekend zijn en gerespecteerd worden.

Een andere vraag die ik krijg is of er organisaties zijn die door mijn advies een significante besparing van papier hebben kunnen realiseren. Wel, ik hoop hier heel binnenkort een case aan jullie te kunnen voorleggen en durf zeker te dromen. Wat zou het niet als enorme boost geven aan het imago van een organisatie en een statement op gebied van duurzaamheid om de eerste organisatie zonder printers te zijn? Ik kan jou dat helpen verwezenlijken.

Schuif het dus niet op de lange termijn, ongeacht andere prioriteiten die er nu zijn. Het werken met een onafhankelijk expert biedt je juist die mogelijkheid om die ambitieuze doelstellingen op strategisch niveau te vertalen naar concreet plan met duidelijke acties, timing en quick wins.