Is ‘paperless office’ een utopie of niet?

Is ‘paperless office’ een utopie of niet?

Paperless
28 Jun 2020

Er is ongetwijfeld al veel te doen geweest over het onderwerp ‘paperless office’.

Wikipedia beschrijft een ‘paperless office’ als volgt:

Een vroege voorspelling van een papierloos kantoor werd al gedaan in 1975 in het Amerikaanse zakenblad Bloomberg Businessweek. Het achterliggende idee was dat kantoorautomatisering papier overbodig zou maken voor dossiers en boekhouden. Echter, door innovatie  in printers en kopieerapparaten werd het eenvoudig om grote hoeveelheden kopieën te maken van een document, waardoor het wereldwijde gebruik van papier verdubbelde van 1980 tot 2000.

Een andere bron meldt dat de term “paperless office” komt van de slogan die al in 1964 gebruikt werd om de IBM 2260 (1964), een voorloper van de computer, aan te prijzen. Toch heeft de komst van de computer het gebruik van papier op kantoor in de eerste plaats verhoogd. 

Een studie van Quocirca van 2016 geeft de top 3 redenen weer waarom onze business processen het gebruik van papier bevatten:

1/ Een fysieke handtekening is vereist

2/ Leveranciers en klanten blijven papier sturen

3/ Personeel heeft een voorkeur voor papier

Anno 2020, zeker post-COVID19, kunnen we stellen dat dit niet meer relevant is. Laat ons even de top 3 herbekijken:

1/ Technologie voor digitale handtekeningen staat op punt, ook is er een wetgevend kader rond

2/ Leveranciers en klanten hebben een voorkeur voor digitaal sturen en ontvangen van documenten, dit wordt zelfs al verplicht

3/ Menselijke aspect en aversie voor verandering

Laat ik nu met Belfinity vooral willen focussen op het derde punt. Mensen zijn gewoontedieren, in een artikel van De Standaard vorige week stond dat meer dan 7 op 10 van de transformaties falen, omdat het niet gedragen wordt door mensen. Het is dus cruciaal om bij aanvang van een veranderingstraject de medewerkers te betrekken en hierbij is een duidelijke communicatie onontbeerlijk. Vaak wordt dit over het hoofd gezien vanwege krappe deadlines, wordt er te veel in silo’s gewerkt, is er geen ownership,… De ondersteuning van een externe partner kan hier dus een enorme meerwaarde betekenen. Mensen moeten kunnen begrijpen waarom en moeten kunnen aangeven wat de obstakels zijn.

Jammer genoeg kom ik nog heel veel organisaties tegen die het probleem van tijdrovende administratieve processen op papier ontkennen of vinden dat ze wel goed bezig zijn. Sterker, er is tijdens deze crisistijd zelfs verder weinig aandacht voor een snelle besparing of efficiëntiewinst. Opnieuw, dit is volgens mij de menselijke factor dat hier speelt.

Paperless zou moeten op de agenda geplaatst worden van iedere zichzelf respecterende organisatie die bezig is met digitalisering. Ik geloof niet dat een paperless office werkelijk voor morgen is, omwille van de menselijke factor, maar durf het aan te kaarten. Er is een plan voor nodig om het transactionele eruit te halen, anders is er geen enkel engagement. Denk aan de besparing, het klimaat, de tijdswinst en de gemoedsrust van veilige digitale processen.

Mijn overtuiging is dat papier misschien de eerste jaren niet volledig uit het kantoorbeeld zal verdwijnen, wat goed is, anders had ik geen werk meer. Misschien verdwijnt papier zelfs nooit helemaal, maar ik hoop dat wat er uiteindelijk zal blijven kwalitatief en persoonlijk zal zijn en niet zo snel meer achteloos zal weggegooid worden in de vuilbak.