Is ‘paperless office’ een utopie of niet? Deel 2

Is ‘paperless office’ een utopie of niet? Deel 2

Paperless
14 Jul 2020

Naar aanleiding van mijn eerste blog met enkele facts & figures over een ‘paperless office’, leek het mij een goed idee om eens gebruik te maken van de poll-functie van LinkedIn en de vraag in de groep te gooien: “Wat is jullie mening: is ‘paperless office’ een utopie of niet?”

Tot mijn genoegen mag ik vaststellen dat een kantooromgeving zonder papier toch voor bijna 70% van de bevraagden geen utopie meer is en dus zeker een haalbare kaart is. Dat betekent dat de mindset en intenties van de meerderheid in de goede richting gaan, echter leert mijn ervaring mij dat hier nog heel veel werk aan de winkel is.

Voor een kleine 30% blijft paperless wél een utopie en akkoord dat papier misschien wel nooit helemaal uit het kantoorbeeld zal verdwijnen, op korte termijn dan, maar hier zie ik voornamelijk een verschuiving van kwantiteit naar kwaliteit.

Poll.gif

Laat ons al eens enkele voorbeelden nemen om aan te tonen dat de reproductie van administratieve processen op papier drastisch aan het verminderen is.

Administratieve processen op papier zullen dankzij automatisatie en digitale goedkeuringsflows minder moeten gedupliceerd worden, denk maar aan inkomende facturen en het hieraan verbonden goedkeuringsproces. Andere voorbeelden zijn onkostennota’s of verlofaanvragen.

De klassieke ‘signataire’ zal uit het kantoorbeeld verdwijnen, dankzij de tools voor legale elektronische handtekeningen.

Stel dat je een verkoper bent met 60 klanten, dan vraagt dat veel werk om alle 60 dossiers op papier bij te houden. Een online CRM-systeem zorgt ervoor dat je niet meer met papieren dossiers hoeft te zeulen en je hebt steeds de laatste up-to-date informatie.

Een ander mooi voorbeeld van de bouwsector dat ik onlangs zag is B.Home van BAM, 1 platform in de vorm van een app om het werk efficiënter te maken dat niet draait rond technologie maar gebruiksvriendelijkheid. Een platform om het bouwproces transparant te maken voor alle partijen: planner, voorman, eindklant. Ik geloof sterk dat we in die richting verder moeten evolueren.

Hadden we zelf een dergelijke oplossing ter beschikking gehad toen we net hadden gebouwd, zou dat veel problemen hebben opgelost: afspraken die niet altijd duidelijk waren, geen zicht op de planning van de afwerking, last minute wijzigingen, geen heldere communicatie,…

De evolutie naar paperless vraagt van alle betrokkenen veel minder tijd, waardoor medewerkers zich kunnen bezighouden met hun core business en leukere taken: zoals het ontmoeten van klanten of het meer rechtstreeks kunnen bijdragen tot de missie van je organisatie.  

Wat overblijft van papieren processen zal overwegend kwalitatief zijn, bijvoorbeeld het printen van een verslag omdat dat makkelijker leest en omdat je hier makkelijk wat nota’s kan op maken. Of het bezorgen van een uitnodiging aan je klanten op een mooi dik een glossy papier, wat het extra persoonlijk maakt.

Dus net zoals bij het eerste deel van mijn blog kan ik concluderen dat een ‘paperless office’ geen utopie is, maar wel in combinatie met kwaliteit en naargelang een persoonlijke toets.  

​​​​​​​