Al eens stilgestaan welke impact het thuiswerken en tegenwoordig hybride werken heeft gehad op het papier- en printverbruik binnen je organisatie? Ook bezig met een reorganisatie van de werkvloer en kom je tot de conclusie dat te veel printers te veel plaats innemen, er nog te veel archiefkasten zijn en papieren rondslingeren? Kamp je met een oubollig imago omwille van alle papier en fardes die zichtbaar zijn op de bureaus. Hebben medewerkers zich tijdens corona naar kantoor moeten verplaatsen om te printen of documenten op te halen? Heb je het gevoel weinig te kunnen doen aan je huidige printinfrastructuur omdat je gebonden bent aan een meerjarig vast contract? Herkenbaar en wil je er iets aan doen?

Dan zetten wij je met dit stappenplan op weg, maak er een leuk zichtbaar project van binnen je organisatie want de “return-on-effort” is concreet, ecologisch en levert een directe besparing op!

Stap 1 – analyse “as-is”

Analyseer eens de huidige printvolumes, breng de infrastructuur en het printbudget in kaart. Tracht dit zo gedetailleerd mogelijk te doen. Wordt het materiaal gehuurd, is er een onderhoudscontract, welke zijn de vastgelegde volumes, hoeveel wordt er nu werkelijk geprint en in welk formaat: A4 of A3, zwart/wit of kleur? Weet dat een kleurafdruk doorgaans 10x duurder is dan een zwart/wit afdruk. Een absolute “quick win” hierbij is het faxverhaal. Dit komt meteen uit de meting, nog een fax in gebruik voor 2 faxen per jaar? Dit kan meteen worden uitgeschakeld en de faxlijn kan worden opgezegd bij de telecomprovider!

Interessant hierbij is om al direct eens te kijken naar vorig jaar, welke impact heeft het thuiswerken gehad op de volumes? Is er infrastructuur die minder wordt gebruikt? Liggen de vastgelegde volumes niet te hoog (idem zoals bij een telefoonabonnement)? Uiteraard willen we vermijden te moeten betalen voor niet gemaakte afdrukken!

Stap 2 – analyse “printprocessen”

Welke zijn de processen achter de cijfers? Bepaal de grootverbruikers en ga in gesprek om de processen achter de cijfers te analyseren. Vaak zal je zien dat dit repetitieve processen zijn nodig om een bepaalde taak uit te voeren. Ga al eens na of er al niet bestaande programma’s gebruikt worden waarbij het proces digitaal kan verlopen. Hieruit kan de nood aan het licht komen voor bijkomende digitalisering (software en/of diensten) en zo weet je meteen welke impact dit zal hebben op de printprocessen. Tracht nu een organisatie brede “helicopterview” te maken van applicaties en administratieve processen op papier. Interessant hierbij is ook te gaan nakijken welke de inkomende en uitgaande stromen zijn op papier.

Stap 3 – Opstellen van een printbeleid

Met al deze waardevolle informatie hebben we nu de basis in handen om een printbeleid op te stellen en te presenteren aan de volledige organisatie. Niet onbelangrijk is hier ook een formele “go” voor te krijgen van de directie. Vooral de laatste stap zal een gedragsaanpassing vragen, waarbij actieve “sponsoring” zichtbaar moet zijn. Welke conclusies trekken we uit de analyses van stap 1 en stap 2? Kunnen we al processen digitaliseren met bestaande tools die reeds in huis zijn of zijn er extra oplossingen nodig? Welke “SMART” KPI’s of prestatie-indicatoren kunnen we opnemen in het printbeleid? Durf hier gerust eens cijfers op te plakken:

·        X% daling per jaar totaal printvolume

·        X% stijging recto-verso volume

·        Max. X% kleurvolume

·        X% besparing printbudget

·        X% besparing papier = afval = grondstoffen = bomen

De bedoeling van deze strategie is juist dat je de vertaalslag kan maken naar de situatie op de werkvloer en kan bijsturen naargelang de tijd vordert.

Stap 4 – Uitrollen en opvolgen

Vaak loopt het hierbij mis. Dan heb je de moeite gedaan tot stap 3, nadien blijft het bij een mooie presentatie of document dat in de kast terecht komt, hoe ironisch jammer genoeg. Maar goed, nu wordt het pas echt leuk want je kan op periodieke basis de KPI’s (zie stap 3) perfect gaan aftoetsen aan de realiteit. Zitten we op schema richting “paperless office” of helemaal niet? Wat zijn hier dan de redenen voor? Is er nood aan veranderingsmanagement? Wat leveren de lopende digitaliseringsprojecten op aan print- en papierbesparing? Hoeveel hebben we al werkelijk uitgespaard, op financieel en ecologisch vlak. Kan dit in duurzame projecten worden geïnvesteerd? Bijvoorbeeld Belfinity zal met Go Forest de delta planten onder de vorm van nieuwe boompjes. Hoe fantastisch is dat niet als duurzaam project?

Niet alleen zal deze aanpak je organisatie een duw geven richting digitalisering van interne processen, je verkleint er bovendien je ecologische voetafdruk mee én het bevordert het imago en welzijn van je medewerkers als je het dan nog eens goed aanpakt op vlak van communicatie en sensibilisering!

Binnenkort brengen we ook ons e-book uit die deze stappen meer in detail zal beschrijven. Al benieuwd, laat het dan zeker weten aan Karolien Van Bel op karolien@belfinity.be en je ontvangt de e-book als eerste.